12月度 組長定例会を行いました

[議事録] 

参加者：14名、欠席者：3名

 ①「組合併及び組番号の振り直しに関して」

• 2023年度より、16,17組（4世帯）、18組（10世帯）をまとめて組長１名として運用する
• 組合併などにより組番号が複数や欠番があり組数が把握し難い状況になっている
• 2023年度の定期総会で、合併などの実態に合わせて組番号を新たに付与しなおすことを今年度役員の意見として申し送る
• 合併や組番号変更は、総会での決議が好ましいと考えらえるため、総会までは現状の組番号とする

②「令和5年度作成の会員名簿について」

• これまで3年ごとに会員名簿を作成して配布してきたが、個人情報の取り扱いや電話番号記載要否などの課題が申し送られていた
• 以下の内容を来年度役員の意見として次年度に申し送りするとした

1. 従来通り、全館員配布用の会員名簿を作成する
2. 前項において氏名・住所は原則として記載するが、電話番号は記載しない。また、氏名住所も本人の同意が得られない場合はその一部または全部を記載しない（新個人情報保護法に準拠する）。→ 会員が、他会員の氏名と住所を認識できることが自治会活動として好ましいと思われるため。
3. 名簿の使用範囲を明記する。→ 新個人情報保護法に準拠する。
4. 各組においては、別途組員名簿を作成し配布する。ここには原則氏名、住所、電話番号を記載するが、本人の同意が得られない場合はその一部または全部を記載しない（新個人情報保護法に準拠する）。 → 組内では相互連絡等を考慮して電話番号までを知っておくことが好ましいとかんがえるため
5. 上記とは別に、会員全員の氏名・住所・電話番号を記載した名簿を役員において管理する。これは自治会運営に用いるものであり公開しない。名簿の使用範囲を明記する。 → 自治会の運営上不可欠と考えられるた

③「次回の開催日調整」

• 1月の第２土曜日はすでに地域センターが他団体により予約されているため開催できない
• 翌日の1月15日(日) 19:00～に日程を変更して実施する

④「その他」

• 11月23日の防災訓練は悪天候により中止となった。参加者用の防災食のアルファ米が余っているので、新役員が来た時に配布
• 1月度の定例会では、次年度組長引継ぎ案内を作成し、2月度の定例会に参加してもらうようにする
• 3月31日で年度会計を締める。例年通り、総会準備は次期役員に実施してもらう
• 意見：組長は１年交代だと前年度課題が次年度に申し送りできず、1年交代の自治会は課題を抱えていることが多い。そのため、他自治会では2年交代にしているところが多い。組長の役割を２名でシェアすることで役務量を減らすなどして2年任期はできないか。または、1年任期であっても前年度課題などを適切に処理できるような体制ができないか次月度議論したい。

次回組長定例会は1月15日(日)19時〜　※ 日曜日実施なので注意